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    自定內(nèi)容

    群策群力

    一、工具介紹

         “群策群力”是一個(gè)非常簡單、直接的過程:幾個(gè)跨部門或級(jí)別的經(jīng)理和員工組成小組,提出企業(yè)中存在的嚴(yán)重問題,然后逐步提出建議,并在較后的決策會(huì)議上把這些建議教給高級(jí)主管。再由高級(jí)主管召集所有人對(duì)這些建議展開討論,并當(dāng)場(chǎng)決定是否通過,然后將那些改變組織的建議交給負(fù)責(zé)執(zhí)行并將其完成的“所有者”。

    二、運(yùn)用場(chǎng)景

        用于團(tuán)隊(duì)決策等。促進(jìn)問題解決、績效提升;組織變革;快速產(chǎn)生行動(dòng)方案、自動(dòng)自發(fā)的負(fù)責(zé)人,促進(jìn)集體智慧。

    三、操作步驟


        1. 明確主題、參與者——問題呈列法

           基于小組主題,運(yùn)用問題呈列法,找出目前我們存在的問題,進(jìn)行關(guān)鍵詞提煉,明確群策群力的主題。

        主題搜集:

              ?  找出業(yè)績與業(yè)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算或主要的業(yè)績?cè)u(píng)估手段之間的差距;

              ?  基于客戶(內(nèi)部的或外部的)反饋,明確客戶對(duì)服務(wù)的預(yù)期以及找到提高服務(wù)質(zhì)量的方法;

              ?  同其他領(lǐng)域的經(jīng)理會(huì)面,以檢查跨部門工作中的進(jìn)展情況;

              ?  同競(jìng)爭對(duì)手相比較的基準(zhǔn)業(yè)績水平;

              ?  把全體人員召集起來,問他們是什么限制了業(yè)績水平。基于這些問題,明確群策群力的主題。

        明確參與者:

              ?  是否需要特別的信息和專家知識(shí)?

              ?  是否應(yīng)該考慮用戶、債務(wù)人和客戶的觀點(diǎn),特別是在過去改善工作中被排除掉的部分?

              ?  誰將是潛在的建議實(shí)施者?

              ?  一些員工和經(jīng)歷參與后是否會(huì)在觀察、培訓(xùn)、職能開發(fā)或拓展見識(shí)方面受益?特別是,是否有的人參加了這個(gè)過程后從反對(duì)者變?yōu)橹С终撸?

        2. 問題分析——參考團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法

        a) 問題陳列

            促動(dòng)師在組內(nèi)提問:是什么障礙了我們目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?請(qǐng)大家將這些問題寫在告示貼上,每張告示貼上寫一個(gè)障礙。每人寫4~5張告示貼。

        b) 分類排列

            促動(dòng)師請(qǐng)每人上交兩張個(gè)人認(rèn)為較關(guān)鍵的障礙因素,進(jìn)行分類排列并提取每列的中心詞。

        c) 投票排序

            促動(dòng)師請(qǐng)每人選出障礙目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的三個(gè)關(guān)鍵因素。根據(jù)投票結(jié)果,選出本組的三個(gè)關(guān)鍵因素。

        3. 目標(biāo)制定——SMART法

        4. 展示愿景:夢(mèng)想劇場(chǎng)(可選做)

            讓我們想象一下,假如我們?cè)?013年達(dá)成了目標(biāo),那么會(huì)看到怎樣的一幅畫面呢? 試想一下:

               ?  我們內(nèi)部的服務(wù)有了哪些改變呢?

               ?  我們克服了哪些困難,獲得了哪些收獲?

               ?  我們自己又有了哪些改變呢?

        夢(mèng)想很美,如果我們要去實(shí)現(xiàn)它,那么針對(duì)關(guān)鍵問題及其原因,從行業(yè)內(nèi)或行業(yè)外,集思廣益,有哪些創(chuàng)新策略貢獻(xiàn)?

        5. 障礙目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的根本原因剖析及啟動(dòng)問題——魚骨圖(可選做)

            問題的特性總是受到一些因素的影響,我們通過頭腦風(fēng)暴找出這些因素,并將它們與特性值一起,按相互關(guān)聯(lián)性整理而成的層次分明、條理清楚,并標(biāo)出重要因素的圖形就叫特性要因圖。因其形狀如魚骨,所以又叫魚骨圖(以下稱魚骨圖),它是一種透過現(xiàn)象看本質(zhì)的分析方法。操作示范如下:

        a) 查找要解決的問題,把問題寫在魚骨頭上如“文件審批流程混亂”;

        b) 小組成員共同討論該問題出現(xiàn)的可能原因類別“人-機(jī)-料-法-環(huán)”(可以根據(jù)實(shí)際情況重考思考維度);

        c) 針對(duì)問題的答案再問為什么?像剝洋蔥一樣層層挖掘相關(guān)的現(xiàn)象或問題,在魚骨上標(biāo)出;

        d) 根據(jù)不同問題征求大家的意見,精確出正確的原因。

        6. 提出可能的解決方法——頭腦風(fēng)暴

            通過頭腦風(fēng)暴提出解決這些問題和根本原因的想法。繼續(xù)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,讓人們以別人的想法為基礎(chǔ)增加新的想法。輪換小組成員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。

        7. 高能決策——盈利矩陣

           為了更高能地決策,對(duì)策略從可實(shí)施性及效果收益分析兩個(gè)構(gòu)面進(jìn)行深入,在策略卡片上標(biāo)注相關(guān)的代號(hào)“QW,BO,WT,SI”。其中“獲利機(jī)會(huì)”(BO),是容易實(shí)施和具有高收益的想法,是團(tuán)隊(duì)偏好的典型行動(dòng)。根據(jù)情況,還需關(guān)注“快速獲勝”(QW)和“專門投入” (SI)的想法,這樣的點(diǎn)子在某些時(shí)候?qū)τ跊Q策同樣重要。 “浪費(fèi)時(shí)間”(WT)想法,低收益而且不容易實(shí)施,需要避免。

           當(dāng)分析完畢,小組根據(jù)重要緊急性分析,對(duì)處于qw和bo區(qū)的策略,進(jìn)行投票,聚焦出核心策略。

        8. 第二輪篩選——想法陳列

            想法陳列是健全策略搜集資源和信息的工具。當(dāng)我們輸出關(guān)鍵策略后,為了幫助我們深入地理解這些策略,以推動(dòng)策略的落地,我們可以面向利益相關(guān)者搜集對(duì)策略的一些想法和建議。

            操作如下:促動(dòng)師請(qǐng)參與者用投票的方式選出每個(gè)小組頭4個(gè)想法,包括他們自己小組的(例如,如果只有兩個(gè)小組的話意味著每個(gè)人既要投票選出靠前個(gè)組的適當(dāng)數(shù)量的想法,又要投票選出第二個(gè)組的適當(dāng)數(shù)量的想法)。

        9. 城鎮(zhèn)會(huì)議

            流程:小組匯報(bào)——質(zhì)詢及挑戰(zhàn)——確定建議是否通過。

        a) 小組匯報(bào)

              ?  介紹具體建議、建議要解決的問題、追蹤和衡量結(jié)果的方法、實(shí)施建議的行動(dòng)計(jì)劃、小組自愿負(fù)責(zé)該工作的成員;

              ?  提出改進(jìn)工作方式的建議,及為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)需要的資源支持;

              ?  完成目標(biāo)需要的授權(quán)。

        b) 質(zhì)詢及挑戰(zhàn)

              ?  坦率表達(dá)任何顧慮或意見,但應(yīng)該是建設(shè)性的

              ?  鼓勵(lì)小組適當(dāng)時(shí)候可以大膽些(如“為什么不增加一線代表的權(quán)力到*美元的水平?”)

              ?  提出要求進(jìn)一步闡述的問題

        c) 確定建議是否通過

            決策制定者現(xiàn)場(chǎng)確定該建議是否通過。

        10. 共識(shí)行動(dòng)——WBS行動(dòng)法

        a) 后續(xù)可整理過程成果并發(fā)布給相關(guān)人員

            按照會(huì)議進(jìn)程整理各環(huán)節(jié)的大致描述和成果,一方面作為會(huì)議成果及文件,另一方面,可以將整個(gè)過程呈現(xiàn)給未參與的人員。

        b) 確定后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃,確定建議的責(zé)任人、行動(dòng)計(jì)劃、所需資源等—見下表

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